Ansök om utbetalning

Projektstöd betalas ut i efterhand efter redovisning av de faktiska utgifterna för projektet. Här finns information om sådant som är bra att veta inför ansökan om utbetalning.

Skicka in ansökan via Min Ansökan: www.minansokan.se

Vilket intervall som gäller för ansökan om utbetalning framgår i beslutet om medfinansiering från Region Jämtland Härjedalen. Det normala är var tredje månad.

Som beslutsfattare om bidrag för projektverksamhet inom den regionala tillväxtpolitiken är Region Jämtland Härjedalen skyldig att säkerställa att stödet använts för det ändamål som det har beviljats och att projektet har genomförts i enligthet med stödets villkor. Det innebär att en ansökan om utbetalning granskas. Då kontrolleras bland annat att upparbetade kostnader härrör till projektets aktivitetsplan, att allt har genomförts kostnadseffektivt och att köp görs enligt principen om lagen om offentlig upphandling. Det är granskningshandläggarens jobb.

Läs beslutet från Region Jämtland Härjedalen samt dokumentet "Allmänna villkor för stöd till projekt", samt eventuella särskilda villkor som följer med beslutet. Tänk på att bifoga relevant underlag till fakturorna, såsom deltagarlistor och inbjudningar/program till aktiviteter som projektet har finansierat. Fakturor med klumpsummor accepteras inte och kopplingen mellan faktura och aktivitet i projektplanen/beslutet ska vara tydlig.

Med anledning av den nya dataskyddsförordningen, GDPR, ber vi dig tänka på att i möjligaste mån undvika att skriva personuppgifter i ansökan. Personuppgifter är alla typer av uppgifter som kan knytas till en enskild levande individ direkt eller indirekt. När du fyller i ansökan är det därför viktigt att 1) endast lämna personuppgifter som är relevanta för denna ansökan och helst undvika personuppgifter i löptexter eller bilagor 2) ange e-postadress till samtliga personer som kan identifieras i ansökan, så att de kan få information om hur deras personuppgifter behandlas

Läs mer om hur Region Jämtland Härjedalen behandlar personuppgifter

Logotypexponering

I extern kommunikation av projektets verksamhet och resultat ska regionens logotyp exponeras. Om fakturan avser kostnad för framtagande av sådant material eller utformning av digitala kommunikationskanaler ska dokument som visar logotypexponering bifogas.

Handläggningstid

Handläggningstid för en ansökan om utbetalning kan ta upp till 3 månader. Hur lång tid det tar beror bland annat på hur många ansökningar om utbetalning som ligger inne för hantering, samt hur lång tid det tar för den som ansöker om utbetalning att besvara eventuella kompletterande frågor.

Beredningshandläggaren läser lägesrapporten och granskningshandläggaren kontrollerar det ekonomiska underlaget. Ibland går kompletterande frågor om lägesrapporten (det som har genomförts i projektet) iväg separat och ibland skickas de tillsammans med granskningshandläggarens frågor. Det beror på hur vi ligger i fas.

Om ni av någon anledning vill att ansökan om utbetalning prioriteras upp i granskningsarbetet är det viktigt att ni signalerar det via mejl till ansvarig granskningshandläggare samt motiverar varför det behövs.

Särskild information med anledning av omväldsläget

Under pandemin var det många projekt som inte kunde genomföra resor, konferenser eller andra typer av möten och sociala sammankomster. Detta har medfört att kostnader inte uppstår som planerat.

Kan ni inte genomföra projektet som planerat?
Ta kontakt med ansvarig handläggare så fort som möjligt om omvärldsläget gör att projektets aktiviteter inte kan genomföras som planerat, särskilt om bedömningen är att det påverkar hur beviljat stöd kommer att förbrukas.

Finns det risk att projektmålet inte kan nås?
Om konsekvenserna av förändrade eller inställda projektaktiviteter påverkar genomförandet på så sätt att målen inte kan nås är det viktigt att det både sinaleras i lägesrapporter och att kontakt tas med ansvarig handläggare för dialog om läget.

Bilagor till ansökan om utbetalning